会社の忘年会や知人との忘年会など、12月は色々と忙しい時期、それを取りまとめる幹事はさぞかし大変なのだろう。

大人数ともなればまとめるのに一苦労、幹事経験者はどんな方法で忘年会をセッティングしているのだろうか。

ということで今回は、幹事を務める人にとって考えておく必要があるのはなんなのかについて考えて行きたいと思います。

僕含め、みなさんの参考になれば幸いです。

これが絶対必須条件!?

人数を把握して、お店を予約するのは誰でもできます。幹事と言うのは、いかにその会を有意義なものだったと思ってもらえるかが大事だと思います。

では絶対条件としてまず何を考えるべきかは、「みんなの好み」を知っておく必要があるのだと考えます。

好きな料理、好きな飲み物、どんな雰囲気のお店が好きなのかなど、みんなの条件にあったお店選びが必要と言えます。

しかし大人数ともなれば、100人居たら100人全員の好みをおさえるのは難しい話です。こういった場合はみんなの苦手な料食べ物などを把握して、お店選びに反映するのが最善だと考えます。

食べ物メインではなくお酒が大好きな人も!?

「お酒を飲むときは食べないんだよね〜」というフレーズ、みなさんも一度は耳にしたことがあるのではないでしょうか。

そうなんです、中にはご飯を食べずに黙々とお酒を飲む人がいることも覚えておくと良いでしょう。

お酒が好きな人の中には、こだわりの飲み方や好きな品種があるはず。上司にお酒が好きな人がいればなおさら把握しておかなければいけないですよね。

焼酎、日本酒、サワー、ビールなどお酒の種類は結構ありますので、料理と合うお酒選びも大事ですが、珍しいお酒が置いてあるお店や、おいしいお酒、好みのお酒が置いてあるお店も把握しておくと今後役立つのではないでしょうか。

会の目的を明白に!

忘年会、新年会だけではない話ですが、そもそも開く会では何を主において開催するのかが大事です。

みんなでワイワイできれば良いのか、おいしい料理を食べに行くのか、特別な人のために主催するのかなど、その用途によってお店や場所を選ぶ必要が出てきます。

例えば友達同士の忘年会なら地元の居酒屋、会社での忘年会なら贅沢なコース料理が食べられるお店、歓送迎会などはお店を貸し切り、大切な会にするなど、目的によって選ぶ場所、お店は変えるべきでしょう。

そしてなにより、確実にお店の予約をとれるように早めの事前準備、調査を心がけることが大切です。

でもその前に……

誰が幹事をするのかを決めないと話は進みませんよね。

忘年会当日の一月前に幹事を任されたぼくですが、とてもあたふたしていますよ。一次会のお店はなんとか決まりましたが、二次会の段取りがまだ……

僕のようにギリギリで切羽詰まる前に、事前に誰が幹事をやるのかを決めてあげて、幹事ではない人もフォローできることはしてあげられると良いと思いますよ。

今回をまとめると「幹事は早めに決める」「好みを把握」「会の目的は明確に」。この3つをおさえておければ、とりあえずはこなせるのかと。

日程調整が一番大変とも聞きますが、これも事前に幹事を決められればみんなの都合を合わせやすくなると思いますよ。